Introducción a Trello, parte 3: Tarjetas

Ahora que sabemos qué es un tablero y una lista, vamos a continuar con las tarjetas. Una tarjeta puede ser una tarea, una idea, una acción a llevar a cabo. Esta tarjeta tendrá un título simple, indicando el objetivo de la misma: verbo + objeto.

Por ejemplo vamos a ir a la lista de “Pendiente” y hacemos clic en “Añadir una tarjeta”

Ingresamos un título y luego pulsamos en “Añadir tarjeta”.

No importa si el título no tiene demasiada información de la tarea a realizar, el título debe ser en lo posible un texto resumido, luego podemos pulsar sobre la tarjeta y agregar un montón de información que va a ayudar a comprender mejor la tarjeta. Por ejemplo una descripción.

Etiquetas

Las etiquetas nos permiten ponerles categorías a nuestras tarjetas mediante un nombre y un color, lo que permite que cuando vemos una tarjeta mediante su color podamos identificar de qué se trata. Para ello debemos entrar en una tarjeta y pulsar en “Etiquetas”. Por ejemplo yo uso estas etiquetas en mis proyectos de esta manera:

De esta manera me ayuda a reconocer de manera rápida de qué se trata una tarjeta por su color. Por ejemplo si una tarea en estado “Pendiente” tiene el color verde, sé que es presupuesto o si es azul es marketing, y de eso no me encargo yo, ya que eso lo maneja otra persona. Pero si de pronto aparece alguna tarjeta con los colores naranja o violeta, que son Desarrollo Backend o Frontend, en ese orden, entonces sé que esa tarea puedo resolverla.

Esto depende del uso que le dé el equipo. Algunos usarás las etiquetas para separar por tecnología, área, personas, prioridades, etc.

Miembros

Los miembros pueden asignarse a las tarjetas como responsables de éstas a resolver. Cada tarjeta puede tener uno o más miembros, y estos pueden ser modificados, por ejemplo un desarrollador podría ser el responsable cuando la tarjeta esté en la lista “En proceso” y al pasar a “En revisión” sea asignada a un tester.

Para agregar un miembro a la tarjeta, simplemente debemos ingresar en la misma y pulsar el botón “Miembros” y seleccionar quién o quiénes serán los encargados de la misma.

Mover tarjetas

Podemos arrastrar las tarjetas de una lista a otra, por ejemplo supongamos que nuestra tarjeta pasa del estado “Pendiente” a “En proceso”

Checklist

Una tarjeta puede tener uno o más checklist, que son una serie de pasos o de sub tareas que deben completarse para resolver la tarea en sí. Podemos entrar a nuestra tarjeta y pulsar en el botón “Checklist”

Y luego agregar la cantidad de pasos que consideramos que deberán llevarse a cabo dentro de la tarjeta.

Como se ve en el ejemplo podemos ir tildando cada ítem a medida que vamos resolviendo cada sub tarea, y nos indicará el porcentaje de completo de la Checklist.

También podemos convertir una un ítem en un una tarjeta pulsando sobre ésta en los tres puntos.

Sin embargo hay que tener en cuenta que si tenemos una tarjeta con muchos pasos a seguir, probablemente estar tarjeta debería replantearse dividir en más de una. O si algunos de estos pasos en realidad debería ser una tarjeta. Por ejemplo en la imagen, creamos un ítem llamado “Crear ficha del cliente”, pero para no tener una tarjeta tan compleja, decidimos separar esta sub tarea como una nueva tarea.

Archivos adjuntos y Comentarios

También podemos documentar el contenido de nuestras tarjetas adjuntando archivos. Dentro de la misma, vamos a “Adjunto”

O dejar comentarios para que otros usuarios los vean, incluso etiquetar personas para notificarlos, se enviarán correos a aquellas personas etiquetadas.

Dentro de la caja ubicada debajo de “Añadir comentario”.

Vencimiento

Las tarjetas como cualquier tarea pueden tener una fecha límite para su finalizarla, esto es muy útil por ejemplo si sabemos que tenemos dos tarjetas a completar, tratar de cumplir primero con la que tenga una fecha más cercana a la actual. Para eso dentro de la tarjeta pulsamos en “Vencimiento” y elegimos la fecha y hora.

Una vez que completemos la tarea además de mover la tarjeta a la lista correspondiente (En este ejemplo “Hecho)”, deberíamos tildar la caja de vencimiento.

Lo bueno de esto es que al acercarse la fecha, Trello nos enviará un correo notificando de que la tarea aún no está resuelta. Si la fecha de vencimiento se acerca y la tarjeta aún no finalizó, la caja se verá con un color amarillo advirtiendo de esto.

Y de estar vencida, de color rojo.

Aunque esperemos que esto no suceda 😕 Siempre podemos posponer la fecha de vencimiento 😉

Pegatinas

Algunos de los detalles que hacen más bonita la interfaz de Trello son las pegatinas, si bien no es un recurso obligatorio, pueden darle un aspecto más descriptivo a nuestras tarjetas.

Podemos agregar pegatinas yendo a la barra derecha de nuestro tablero al enlace que dice: “Mostrar menú” y luego a “Pegatinas”

Para usarlas debemos arrastrar las pegatinas a las tarjetas. Por desgracia en la versión libre sólo se encuentran los que se ven en la imagen anterior.

Archivar y eliminar tarjetas

Finalmente tendremos la posibilidad de archivar nuestras tarjetas, en el caso de que por ejemplo resolvamos varias tareas y queramos quitarlas del tablero para no amontonar tantas, podemos entrar en la tarjeta y pulsar en archivar. La misma no se verá en el tablero aunque seguirá existiendo. También nos dará la posibilidad de enviarla al tablero o eliminarla.

Si archivamos varias tarjetas y queremos verlas, podemos ir al Menú de la barra superior derecha luego a “Más” y por último “Elementos archivados”

Aquí tendremos la mismas opciones de enviar las tarjetas al tablero o bien, eliminarlas.

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